Arzt weg: Wohin mit den Patientenakten?

Schließt die Praxis ohne Nachfolger oder Erben, stellt sich die große Frage: Was passiert mit den Patientenakten? Denn das Recht der Patienten auf Einsichtnahme und die Aufbewahrungsfristen für die Daten gelten ja weiter. Der Fall klingt außergewöhnlich: Im Ministerium für Soziales, Arbeit, Gesundheit und Demografie (MSAGD) Rheinland-Pfalz, genauer, bei Dr. Jürgen Faltin im Referat Gesundheitsrecht klingelt das Telefon. „Herr Faltin, der Doktor ist weg und kommt auch nicht wieder. Was machen wir denn mit den Patientenakten“, wird der Jurist gefragt. Weder Praxispersonal noch Vermieter wissen, wo der Arzt abgeblieben ist. Leider kein Einzelfall, wie Faltin auf dem Workshop „UpDate! Bundesdatenschutz“ in Frankfurt am Main berichtete. Zehn solcher Anrufe seien im Ministerium vergangenes Jahr eingegangen. Und auch im Saarland kennt man ähnliche Fälle, versicherte ein Jurist der dortigen Ärztekammer. Einheitliche Regelung fehlt Doch es sind auch die Fälle, in denen Praxisinhaber keinen Nachfolger finden, die zunehmend für Probleme bei der Datenaufbewahrung sorgen. Mindestens zehn Jahre sind Patientenakten – auch nach Praxisschließung – vorzuhalten, so verlangt es Paragraf 10 der Berufsordnung für Ärzte. Und der gilt in jedem Kammerbezirk. Eine einheitliche Regelung, wer einspringt, wenn die Ärzte es selbst nicht mehr können – oder wie in ersterem Fall wollen – gibt es dagegen nicht. Lassen sich dann keine Angehörigen des Praxisinhabers finden, herrscht Chaos. Im Fall des verschwundenen Arztes in Rheinland-Pfalz konnten das Ministerium und die KV eine praktische Lösung finden: Die KV hatte organisiert, dass für ein Jahr an einem bestimmten Tag in der Woche jemand in der Praxis anwesend war, an den sich Patienten und Versicherer wenden konnten. „Wir hatten nach dem Jahr 60 bis 80 Anfragen“, so Faltin. Anschließend seien die Akten im Keller des Gesundheitsamtes verschlossen worden. Doch es musste eine dauerhafte Lösung her. Faltin: „Es sind nicht nur die Ärzte, die uns Sorgen machen, sondern die Heilberufe insgesamt.“ Denn auch Zahnärzte, Apotheker und Psychotherapeuten, aber ebenso Pflegedienste geben irgendwann ihren Betrieb auf. In Rheinland-Pfalz hat man deshalb einen Lösungsansatz gewählt, der über das Heilberufegesetz (HeilBG) die Berufskammer in die Pflicht nehmen soll. Die Novelle sei zwar noch nicht beschlossen, erklärte Faltin, er ist aber davon überzeugt, dass sie so kommen wird. Die entsprechende Regelung soll in Paragraf 22 Absatz 2 HeilBG festgeschrieben werden. Dort steht zwar zunächst, dass die Kammermitglieder – also die Ärzte selbst – beim Ausscheiden aus eigener Niederlassung oder bei deren Schließung dafür sorgen müssen, „dass die in Ausübung ihres Berufs gefertigten medizinischen und pflegerischen Aufzeichnungen und sonstigen vorhandenen Patientenunterlagen“ nach den Vorschriften der Schweigepflicht und des Datenschutzes untergebracht werden und Berechtigten zugänglich gemacht werden. Kommen sie dieser Pflicht allerdings nicht nach, „ist die Kammer verpflichtet, die Unterlagen zu verwahren“. „Unsere Ärztekammer war nicht glücklich mit dem Vorschlag“, gestand Faltin, „sie sieht aber durchaus Handlungsbedarf“. Einen Alternativvorschlag der Kammer habe es zudem nicht gegeben. Die Kosten trägt die Kammer Immerhin: Der Entwurf der HeilBG-Novelle sieht vor, dass die Kammern gemeinsame Einrichtungen zur Aufbewahrung und Verwaltung der Daten nutzen können. Sie können zudem Dienstleister einschalten. Verträge mit Dienstleistern müssten vorab aber dem Ministerium vorgelegt werden, erklärte Faltin und würden zusammen mit Datenschützern geprüft. Denn die Verantwortung bleibe trotzdem bei der Kammer. Die Kosten für die Datenaufbewahrung müssen übrigens die Kammern selbst und damit deren Mitglieder tragen. „Nach unserem Verständnis ist das eine Gemeinschaftsaufgabe der Kammer“, so Faltin. Über die Regelung sollten ohnehin nur die Einzelfälle abgedeckt werden, bei denen weder der Arzt selbst noch ein Erbe greifbar ist. Bleibt noch ein Problem für Praxisinhaber, die keinen Nachfolger finden und die Daten nicht in den eigenen Räumen, sondern bei einem externen Dienstleister aufbewahren wollen. Die Pflichten aus dem Schweigepflichtparagrafen 203 im Strafgesetzbuch wird der Arzt dadurch nicht einfach los. Und auch datenschutzrechtlich bleibt er in der Verantwortung. Der thüringische Landesdatenschutzbeauftragte Dr. Lutz Hasse hat deshalb einen runden Tisch zur Aktenarchivierung gegründet, der derzeit an einer Orientierungshilfe für die Dienstleister, aber auch die Ärzte arbeitet. Die Regeln der Berufsordnung Paragraf 10 regelt die Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen in der Praxis. Auch nach Aufgabe der Praxis haben Ärzte ihre ärztlichen Aufzeichnungen und Untersuchungsbefunde mindestens zehn Jahre (so weit nicht sogar eine längere Frist besteht) aufzubewahren „oder dafür Sorge zu tragen, dass sie in gehörige Obhut gegeben werden“.

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